Por Melina Juarez
¿Cómo hacer para que un grupo de trabajo realmente responda a todas las exigencias que el mercado y el día a día te ponen frente a la vidriera de la realidad, en la que la única salida es hacerle frente y no tomar la puerta trasera y salir huyendo?
No existe una receta de cocina: paso uno, paso dos, condimento tres, y una pizca de…, pero sí es necesario mantener un orden.
Existen dos puntos claves para el éxito sobre todo para los proyectos que recién comienzan. Son los emprendedores quienes deben estar más atentos. Aunque las grandes empresas posiblemente ya tengan un circuito armado de los puntos de los que vamos a hablar, aún así hay muchas que se sostienen de vagas estructuras, por lo tanto, y en otra escala, sirve reforzar algunos puntos.
Para comenzar vamos a hablar del orden. ¿Cuán ordenado está tu sitio?
Hay que comenzar por lo primero: por uno mismo. En todo negocio se requiere un orden, una disciplina. Estamos tan atareados y vivimos a ritmos tan acelerados, tan pendientes del futuro; de lo que va a pasar, de si el dólar sube o la demanda baja, que nos olvidamos de disfrutar el presente y nos descuidamos a nosotros mismos, a nuestra salud. ¡Pero es de vital importancia hacer un parate urgente! Detenernos un minuto y sentir el aire que se está respirando. Un ejercicio recomendable es jugar a hacer de cuenta que la dimensión en la que se está en ese momento es una película que pasa en cámara lenta, de modo de captar cada momento que está pasando a nuestro alrededor, luego entrar en ese mundo de a poco, sintiendo los aromas, percibiendo cada color y textura, y escuchar hasta lo más imperceptible. De manera que podamos sentir cada parte de nuestro cuerpo de forma consciente, ahora por ejemplo, pensar en sentir las plantas de los pies.
Este juego nos llevará a hacer una real introspección y meditar sobre cómo nos sentimos, en qué estamos fallando como personas, si nos tenemos descuidados, si nos hacemos atenciones, si nos regalamos tiempo, si nuestro aspecto físico nos hace sentir orgullosos de nosotros mismos. “La limpieza comienza por casa” siempre es de adentro hacia afuera. Vivimos tan pendientes de lo externo, del negocio que tenemos que atender, que nos olvidamos de nosotros mismos.
¿Te has puesto a pensar cuántas veces que no estuviste bien emocionalmente? ¿te tomaste un minuto para pensar en vos y reordenarte, hacerte replanteos y organizarte? Pero aunque uno siempre se deja para después, si no estamos bien, no nos sentimos felices, si no estamos fortalecidos internamente, sin una cabeza ordenada y una mente en paz, no podemos llevar a cabo ninguna gestión, y estamos destinados al fracaso.
Una vez que emocionalmente estemos preparados, podremos afrontar la puesta en marcha: comenzar a distinguir cuáles son las funciones y puestos necesarios a cubrir. Por lo general, hay empresas unipersonales, en las cuales uno hace todo, pero cuando comienza la expansión, que viene aparejada proporcionalmente a la demanda, surgen oportunidades de negocios. Alquilar un Local o comprar un terreno
para montarla, entre otros. La expansión implica abrir el mercado en distintas llamémosle “fronteras”: a través de redes sociales, analizar qué llegada va a tener, cuál es el público a quien está dirigido el producto/ servicio, si va a funcionar o venderse en otras provincias, países, regiones. Si se vende por aire, agua, tierra. Cómo contactarás y les informarás a esas personas sobre tu producto. Cómo vas a compartirlo, cómo vas a hacerlo conocer, cómo vas a llevar muestras o degustaciones. Si es una maquinaria, cómo van a conocer su funcionamiento y productividad.
Teniendo en cuenta que, por lo general, siempre se necesita de la mano de obra–fundamental, de un administrativo, un vendedor, un cajero-encargado, y dependiendo del rubro, alguien que accione, y quien gerencie, armar la logística y distribución es una parte importantísima del proyecto.
Así se trate de un emprendimiento de compra- ventas de bienes tangibles o cualquier tipo de servicio de los que ofrece el mercado, los emprendedores toman la iniciativa de montar un local comercial o virtual, es decir ventas por internet o aquellos que no requieren de una estructura física para ser desarrollados. Pero he aquí una de las primeras leyes: la grandeza radica en no tener límites. Y a veces se nos va de las manos y el producto comienza a necesitar ser acompañado por algún servicio.
Luego, el mismo negocio nos va abriendo las puertas de negocios anexos al nuestro, pero que son complemento para nuestro caballito de batalla. Llegará un momento que habrá que tomar decisiones entre arriesgar para invertir y qué parte del circuito de venta será de nuestra propiedad, o si todavía no es el momento y se seguirá terciarizando. Alguien tiene que ser el cerebro, tomar las decisiones importantes. Alguien tiene que estar atento a los detalles.
Si bien aprender a delegar es un tema amplio para desarrollar, es una parte esencial para el desarrollo y crecimiento al que apuntamos.
Ya tenemos definido qué es lo que queremos, qué es lo que vendemos, qué servicios prestamos, incluso qué pretendemos y hasta dónde queremos llegar. Lo que muchas veces no sabemos, es la dimensión de cuál será el alcance real ni lo que verdaderamente va a abarcar. No siempre se está destinado al éxito. No, si no se trabaja, no, si se abandona. No, si no se desarrolla inteligentemente un plan y un plan de acción. Es decir cómo lo voy a hacer, cómo lo voy a lograr. Hacerse preguntas claves es lo que va a determinar el próximo paso en este camino. Y salir con paraguas cuando vemos el cielo nublado es adelantarnos a que la lluvia nos agarre desprevenidos.
Usemos un ejemplo, pero volvamos al principio. Tenemos un delivery, el cheff que hace la preparación de las pizzas no podría también estar atendiendo los pedidos por teléfono y en el mostrador, horneando, empaquetando y distribuyendo. Es necesario cubrir las funciones básicas, y a medida que el negocio vaya demandando, irán surgiendo nuevos puestos de trabajo.
Bien, estábamos ejemplificando nada más y nada menos lo que es un organigrama en una empresa. Si fuera unipersonal, habrá que distribuir las funciones en tiempos y designarle de acuerdo a la necesidad de cada una, las horas que demande específicamente cada tarea.
Siempre habrá algo por lo que se pagará a un tercero. Pero eso es algo que dará práctica, decidir si hacerlo uno mismo es invertir el tiempo o realmente es un costo y conviene pagar mientras se utiliza ese tiempo en otras tareas más productivas.
Aprender a administrarse, incluso con los insumos, es todo un arte.
Como enseñarle a tu equipo
Admiramos y queremos aprender cuando vamos a un lugar ajeno y nos sorprende la predisposición de alguien para atendernos, vendernos o recibirnos, e inmediatamente llevamos la mirada a nosotros haciendo inevitable la comparación y preguntándonos: “¿y por casa, cómo andamos?” Pero nos damos cuenta honestamente de que hay ciertas anomalías. Que algunas cosas no están siguiendo el reglamento o que no se cumplen como desearíamos.
Vamos a ir al ejemplo de cuando éramos niños, ¡estos ejemplos me fascinan! Porque son simples y nos indican un gran camino a seguir. ¡Simón dice! Popularmente dicho en inglés “Simon say”. Me acuerdo que, cuando era chica, en la colonia de vacaciones usábamos esos juegos de “imitar al más grande o al profe” y hasta nuestros días, esa frase sigue estando vigente, aunque de forma implícita: Para poder enseñar, primero tengo que aprender a hacer. Y el hacer implica literalmente: aprender. Volverse observador: mirar cómo lo hacen otros -llamados “competencia”- aprender.
Para enseñar primero tenemos que aprender, tenemos que llevar a cabo, probar nuevos métodos, equivocarnos. Y casi con certeza podría decir que alguien que desarrolle el puesto que previamente ya lo sabemos hacer, lo realice en tres o cinco veces con más rapidez que uno mismo, pero esa persona cumple esa función una y otra vez durante 4, 6 u 8 horas diarias, durante meses, indiscutiblemente conseguirá la perfección de la técnica.
Pero lo que queda claro, es que el hecho de aprender a hacer nos da la facultad de poder enseñar. Y en caso de urgencia al no conseguir un reemplazo, nosotros estaremos preparados para hacerlo.
Y si profundizamos sobre la parte gerencial: un dueño, un emprendedor, un gerente, un líder, enseñan con el ejemplo. No se puede exigir lo que no se pregona: la puntualidad, la presencia, la predisposición, el entusiasmo, todo se contagia, se vuelve sinérgico. Si el dueño llega tarde y es desinteresado, el equipo seguirá los pasos del líder… ¿que creés que está diciendo Simón? ¿Le importa la empresa? ¿Le importa lo que está pasando en el día a día? ¿Le importa su gente? ¿Está enfocado en crecer? ¿Está atento a las necesidades de los clientes? A todos nos puede pasar que las responsabilidades nos desborden y necesitemos cable a tierra.
Si queremos que nuestro negocio sea rentable, y necesitáramos desconectarnos, es preferible tomarse el día, distenderse, organizarse en casa y volver al trabajo con las energías y el foco puestos en la empresa. Sin olvidarnos que los niños de la colonia están siempre mirando al profe.